מדריך לתכנון אירוע מוצלח

בין אם אתם עומדים לארגן חתונה או "רק" בר מצווה, יש כמה דברים שעליכם לקחת חשבון, וזאת על מנת שלא תעצרו כשבוע לקראת האירוע ותחושו מתוסכלים, בכדי שלא תחזרו הביתה מהאירוע ותחושו פספוס ובכדי שלא יגיע העשירי לחודש ותגלו שהובלתם את עצמכם לבעיה תקציבית. פה נבהיר שלצד העובדה שאירועים מעין אלו ללא ספק מהווים סיבה למסיבה, הם גם מהווים כאב ראש לא קטן בשלבי ההכנה, וכאן אנו מבקשים להעניק לכם "אקמול" בדמות עצות חשובות, אותו ניתן ליטול עם או ללא כוס מים, העיקר שתפנימו ובסוף היום תצאו מהאירוע מרוצים.

התחילו מהגדרת תקציב

נכון שכסף הוא לא הכול בחיים וצריך לדעת היכן כן להוציא, אך חבל שתהיו מתוחים מהאירוע רק כי הוא הוביל להוציא יותר מהרצוי. אי לכך מראש חשוב להגדיר מהו תקציב התקרה ומהמקום הזה תקבלו החלטות כספיות – מהמקום הזה בוחרים נותני שירות, מיקום, כמות מוזמנים, תוספות וכדומה, כאשר כל היופי הוא שניתן לשחק עם התקציב. כך למשל ניתן לא להתפשר על איכות הקייטרינג אך כן על היום בשבוע, ניתן כן לחלק לאורחים מתנות אך לא לבחור בתפריט אלכוהולי יקר וכדומה. מסקנה? מודעות לתקציב היא ללא ספק שם המשחק גם כשמתכננים את אירוע החלומות.

אל תזלזלו במאפייני התאורה

מכירים שאנשים אומרים לכם "יום טוב" ופעם אחת המשפט הפשוט הזה עשוי להישמע נעים ופעם אחרת הוא עשוי להישמע מבשר רעות, ולו כי הטון שבו הדברים נאמרו משפיע על סך המשמעות? ובכן כך בדיוק הדברים כאשר מדובר בשילוב של תאורה באירוע. שנרחיב? תאורה נכונה יכולה להחמיא לשלל האלמנטים (ליצור רוך, ליצור אינטימיות, ליצור אפקטים מרשימים וכדומה), ובאותה נשימה תאורה לא נכונה עלולה לפגוע בסך התוצאה. אי לכך חשוב לבחון כיצד פועלים בכול הנוגע לשירותי השכרת ציוד תאורה – חשוב ביותר לקבל ייעוץ מקצועי בהתאם לדגשים אישיים, אילוצי המקום, שעות האירוע וגודל הרחבה.

תכנון אירוע מוצלח

קונספט

אז נכון שרוב הזוגות מזמינים לחתונה ונכון שרוב ההורים חוגגים לילדים בר/ת מצווה, אך מנקודה זו יש להיות אינדיבידואליים, משמע חשוב לעצור ולבחון כיצד אתם רואים את האירוע הפרטי שלכם, כאשר אין סיבה שתבצעו "העתק הדבק" מבלי לעצור לחשוב, ופה אנו מזמינים אותכם לקבל החלטה מהו הקונספט שמושך אותכם, ולשם כך יש לבצע פעולה מהנה: לשבת על המחשב, לפתוח תיקייה ייעודית ולהתחיל להעביר אליה תמונות השראה שמרגשות אותכם. כאשר התיקייה תכיל לפחות כ20 תמונות בנושא, יהיה לכם הרבה יותר קל להבין לאיזה סגנון אתם מכוונים.

האצלת סמכויות

לארגן אירוע הנו הזמן המושלם לגבות חובות מאנשים שאתם מרגישים עימם בנוח. מכאן שאם רק תעבירו מספר משימות לאנשים אחרים, תגלו עד כמה תהליך הארגון הרבה יותר פשוט ומהנה. אי לכך מומלץ לבקש ממספר חברים שיעזרו להרים טלפונים לאורחים (בשביל לבחון כמה מגיעים), מומלץ לבקש מחבר כישרוני שיעצב את ההזמנה, מומלץ לבקש מחברה אנינת טעם שתגיע עמכם למפגש הטעימות, מומלץ לבקש מהאחות שתבדוק אלו חנויות בגדים מציעות מבצעים וכדומה – היו יצירתיים (ונחמדים)!

אל תיסחפו!

מה עוד? אל תשכחו לנשום ואל תשכחו שסה"כ מדובר באירוע משמח ועל כן אין להתעלף בדרך, אלא רק להשקיע, להיות מסודרים ולשמור על פרופורציות – בהצלחה!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *